Trong thời đại số hóa, việc lưu trữ tài liệu hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khiến công tác lưu trữ thiếu hiệu quả, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Phần mềm eDMS do Công ty Đông Nam Á phát triển chính là giải pháp toàn diện giúp khắc phục triệt để các vấn đề này.
Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến khi lưu trữ tài liệu và cách phần mềm eDMS của Đông Nam Á hỗ trợ xử lý hiệu quả:
1. Lưu trữ tài liệu phân tán, không tập trung
Nhiều đơn vị lưu tài liệu rải rác ở các ổ cứng cá nhân, email, USB hoặc các công cụ lưu trữ miễn phí, dẫn đến khó kiểm soát và dễ thất lạc dữ liệu.
???? Giải pháp từ phần mềm eDMS Đông Nam Á:
Hệ thống cho phép lưu trữ tập trung toàn bộ hồ sơ, tài liệu trên nền tảng điện tử thống nhất, hỗ trợ phân loại theo danh mục, thời gian, đơn vị phát hành… Nhờ đó, quá trình quản lý trở nên khoa học và hiệu quả.
2. Không kiểm soát được phiên bản tài liệu
Việc nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu mà không có cơ chế quản lý phiên bản có thể gây ra sai lệch nội dung và nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
???? Giải pháp từ eDMS Đông Nam Á:
Phần mềm hỗ trợ quản lý phiên bản tự động, lưu lại lịch sử chỉnh sửa và cho phép khôi phục phiên bản cũ khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo mọi tài liệu đều được kiểm soát chặt chẽ và chính xác.
3. Không phân quyền truy cập rõ ràng
Thiếu cơ chế phân quyền khiến tài liệu dễ bị truy cập trái phép, hoặc gây rối loạn thông tin khi có quá nhiều người được chỉnh sửa cùng lúc.
???? Giải pháp từ eDMS Đông Nam Á:
Phần mềm cung cấp phân quyền linh hoạt, chi tiết theo vai trò, bộ phận hoặc từng cá nhân. Người dùng chỉ được thực hiện các thao tác phù hợp với quyền hạn được cấp, giúp nâng cao bảo mật và minh bạch.
4. Tìm kiếm tài liệu mất nhiều thời gian
Khi số lượng hồ sơ tăng lên, việc tìm kiếm theo cách thủ công sẽ rất tốn thời gian và dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
???? Giải pháp từ eDMS Đông Nam Á:
Hệ thống được tích hợp công cụ tìm kiếm thông minh, cho phép tìm theo tiêu đề, nội dung, mã số văn bản, ngày ban hành… Kết quả hiển thị nhanh chóng, hỗ trợ người dùng tra cứu tức thì.
5. Thiếu kế hoạch lưu trữ và bảo mật dài hạn
Nhiều đơn vị không có quy trình lưu trữ tài liệu theo vòng đời, dẫn đến việc lưu trữ tràn lan, không tối ưu dung lượng và dễ xảy ra thất thoát.
???? Giải pháp từ eDMS Đông Nam Á:
Phần mềm cho phép thiết lập vòng đời tài liệu, cảnh báo khi đến thời hạn lưu trữ, đồng thời hỗ trợ sao lưu định kỳ, mã hóa dữ liệu và tích hợp chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và an toàn tuyệt đối.
Việc đầu tư vào một giải pháp lưu trữ điện tử thông minh như phần mềm eDMS của Công ty Đông Nam Á không chỉ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính bảo mật và hiệu quả quản lý tài liệu. Nếu đơn vị của bạn đang gặp phải những sai lầm kể trên, đã đến lúc chuyển đổi sang nền tảng lưu trữ điện tử chuyên nghiệp.
???? Liên hệ ngay với Công ty Đông Nam Á để được tư vấn, trải nghiệm và triển khai hệ thống eDMS hiệu quả cho đơn vị của bạn!
