Dịch vụ số hóa tài liệu

Dịch vụ số hóa

Hiện trạng quản lý tài liệu tại doanh nghiệp hiện nay

  • 90% thông tin tài liệu đang được lưu trữ dưới dạng văn bản cứng và trên các giá kệ
  • Các tài liệu khó tìm kiếm tra cứu khi có nhu cầu sử dụng: Trung bình một nhân viên tốn 30-40% thời gian để tìm kiếm thông tin
  • 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu
  • 70% giao dịch có thể thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ kịp thời.

Để giải quyết các vấn đề trên, các doanh nghiệp, tổ chức cần đến giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể

Giới thiệu chung về dịch vụ số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng truyền thống (chữ viết, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh) trên giấy, băng, đĩa,… sang máy tính và được máy tính nhận biết dưới dạng số.

Nói một cách khác số hóa tài liệu là sự chuyển hóa dữ liệu từ “bản cứng” (tài liệu dạng giấy, film) thành dạng số và lưu trữ dưới dạng “bản mềm” trong máy tính hoặc thiết bị lưu trữ nào đó.

Dịch vụ số hóa tài liệu tại Đông Nam Á được thực hiện theo một quy trình xuyên suốt, tổng thể và chuyên nghiệp. Các dịch vụ số hóa mà Đông Nam Á cung cấp gồm:

  • Scan tài liệu onsite (tại địa điểm của khách hàng và Offsite (tại địa điểm của ĐNÁ)
  • Dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu
  • Dịch vụ tư vấn.

Các bước thực hiện dịch vụ số hóa 

1. Sửa soạn và thu thập tài liệu giấy, gỡ kim bấm, mở gáy, làm sạch, phân loại tài liệu.

2. Quét tài liệu bằng các loại công cụ scan như máy scan văn phòng, máy scan chuyên dụng, điện thoại có phần mềm scan chuyên dụng. Hình quét có thể ở dưới dạng màu, trắng đen, màu xám, với kích cỡ và độ phân giải khác nhau, tùy mục đích sử dụng và lưu trữ. Các máy scan chuyên dụng/phần mềm scan chuyên dụng sẽ cho phép định nghĩa trước các đặc tính của hình ảnh scan nhằm thống nhất định dạng hình ảnh đầu ra của cả tổ chức/ cả quy trình. Chúng tôi làm việc với các đối tác chuyên nghiệp về scanning – DSG.

3. Phân loại tài liệu tự động: Các giải pháp scan chuyên dụng có thể hỗ trợ thiết lập các cách nhận dạng và phân loại tài liệu tự động (VD: qua nhận đang barcode, nhận dạng cấu trúc tài liệu).

4. Trích lục thông tin tự động, bán tự động hoặc thủ công. Các giải pháp scan chuyên dụng tự động chuyển hình ảnh quét thành các tài liệu pdf searchable; và tự động trích lục thông tin trên tài liệu vào các trường thông tin được định nghĩa trước. Các công nghệ đứng đằng sau quá trình này là OCR, OMR, ICR. Độ chính xác của việc nhận dạng và trích lục có thể lên đến 99%, tùy loại chữ in/viết trên tài liệu. Tuy nhiên, dạng công nghệ dạng này chưa thể áp dụng thành công cho mọi loại tài liệu. Ví dụ, tài liệu chứa chữ viết tay Tiếng Việt sẽ khó có thể được nhận dạng và trích lục thành công bằng các giải pháp hiện có trên thị trường. Xem qua tài liệu giải thích thêm về các công nghệ này.

5.Trong trường hợp dữ liệu không được nhận dạng tự động, chúng ta sẽ cần can thiệp của con người. Công việc này gọi là nhập liệu. Và việc nhập liệu này có thể được hỗ trợ bởi chương trình nhập được tích hợp rất nhiều tính năng. Tất cả nhằm giúp cho người nhập  liệu không mắc sai sót, cũng như nhập nhanh và hiệu quả nhất.

6. Đối chiếu, so sánh dữ liệu, kiểm tra chất lượng: Các chương trình nhập thông minh sẽ tự động đối chiếu so sanh các dữ liệu nhập, dựa theo các quy tắc đã được định nghĩa. Đội ngũ QC sau đó sẽ sử dụng các phương pháp QC thích hợp (ví dụ lấy mẫu dữ liệu) để kiểm tra chất lượng của dữ liệu.

7. Xuất dữ liệu/input vào hệ thống EDMS: dữ liệu số sau khi số hóa tài liệu cần được lưu trữ ở một nơi nào đó. Thông thường các tổ chức sẽ có nhu cầu xây dựng một thư viện số – còn gọi à Electronic Document Management System. Thư viện này cho phép lưu trữ hình ảnh, meta data, cho phép tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, dữ liệu khi mong muốn.

8. Các tài liệu giấy sau đó sẽ được sắp xếp lại và đưa vào kho lưu trữ, hoặc hủy bỏ.

Lợi ích của dịch vụ số hóa tài liệu

  • Tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để khai thác.
  • Thuận lợi trong việc tổng hợp báo cáo;
  • Nâng cao năng suất và hiệu quả công tác;
  • Giảm thiểu tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công;
  • Thuận lợi cho người quản lý trong việc thống kê, kiểm kê;
  • Tối ưu hóa quy trình quản lý, khai thác tài liệu một cách khoa học, hiện đại.

Năng lực của Đông Nam Á trong cung cấp 

  • Nhà cung cấp dịch vụ số hóa chuyên nghiệp
  • Triển khai dịch vụ số hóa theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015.
  • Nhà phân phối độc quyền và chính thức hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu.
  • Đội ngũ nhân sự triển khai số hóa được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm.
  • Có năng lực thực tiễn, triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu.
  • Chất lượng hình ảnh sắc nét, Đông Nam Á sử dụng phần mềm xử lý ảnh chuyên nghiệp tích hợp cùng hệ thống máy quét, có khả năng xử lý tự động trang tài liệu.