Các sự kiện gần đây đã thúc đẩy phong trào số hoá tài liệu, nhưng quan trọng hơn chúng đã làm nổi bật và đưa ra những vấn đề mà các tổ chức đang phải đổi mặt trong khoản thời gian dài. Có một số ưu điểm cả về cách hoạt động và tính pháp lý đi đôi với việc giảm bớt các quá trình xử lý giấy tờ.

Lý do đầu tiên bắt nguồn từ những vấn đề gặp phải của nhóm quản lý thông tin phải đối mặt: Không có khả năng mở rộng quy mô phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Một nhân viên thông thường dành trung bình 1,8 giờ mỗi ngày cho việc tìm kiếm thông tin. Điều này có nghĩa là cứ 5 người được thuê thì chỉ có 4 người thực sự đang làm công việc của mình. Làm sao có thể lãng phí thời gian để cố gắng tìm kiếm tài liệu như vậy.
Điều gì sẽ xảy ra nếu việc tìm kiếm tài liệu chỉ tốn 30 giây hoặc ít hơn?
Hãy nghĩ về điều này, hãy tưởng tượng bạn có tất cả các tài liệu kinh doanh quan trọng trong tay. Những tài liệu đó được đặt trọng một môi trường lưu trữ có cấu trúc và tổ chức cho phép việc tìm kiếm dễ dàng hơn, do vậy sẽ không tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm trích xuất dữ liệu.

Hãy xem ví dụ về tài liệu HR (Nhân sự) chẳng hạn. Thông thường, việc tuyển dụng được thực hiện tại văn phòng và thủ tục giấy tờ được tập trung ở một nơi. Có một số thách thức với quá trình này. Đầu tiên là công tác hậu cần. Làm thế nào để thủ tục thuê mới đi từ điểm A tới điểm B? Làm thế nào để người quản lý tuyển dụng truy cập những tài liệu đó? Cuối cùng họ có giữ lại bản sao không? Bao nhiêu lần qua lại xảy ra để đảm bảo các thủ tục giấy tờ được hoàn thành và đúng cách?
Những thách thức liên tục xảy ra với sự di chuyển của nhân sự. Đây là một tình huống: Một nhân sự được thăng chức lên một bộ phận mới. Làm thế nào để các thủ tục giấy tờ chuyển từ người quản lý cũ sang người quản lý mới? Tương tự, nếu nhân sự đó di chuyển giữa các địa điểm văn phòng, đơn vị kinh doanh hoặc thậm chí là các khu vực, thì làm cách nào người quản lý mới có quyền truy cập vào tệp nhân sự? Và HR có đang tạo nhiều tệp cho cá nhân đó không?
Vì giấy là phương tiện được lựa chọn trong nhiều tổ chức, nên việc chúng bị xáo trộn giấy là điều không tránh khỏi
Và tất nhiên, khi một nhân viên làm việc kém hiệu quả, người quản lý cần phải hành động, vấn đề sẽ phức tạp hơn. Xem xét tỷ lệ doanh thu và chi phí, rủi ro và khả năng không tuân thủ do thiếu hoặc không đầy đủ thông tin trong hồ sơ nhân sự. Số hóa giải quyết vấn đề địa lý bằng cách làm cho vấn đề phát sinh không liên quan đến cách nó được xử lý và truy cập.

Một thách thức khác nằm ở những tài liệu động – những tài liệu này thay đổi theo thời gian trước khi được cho là bất biến. Cần có một cách chia sẻ tài liệu này một cách dễ dàng và an toàn với những nhân sự trong tổ chức và bên ngoài như kiểm toán viên, luật sư, …. Một cuộc khảo sát của các chuyên gia nhân sự cho thấy 69% trong số những người được khảo sát chia sẻ các tài liệu quan trọng với bên thứ 3 ít nhất một lần một quý trở lên. 11% cần chia sẻ ít nhất một lần một tuần!
Cuộc thăm dò tương tự cũng cho thấy 76% sử dụng email làm phương thức phân phối chính và 67% cung cấp các bản sao thực của tệp. Hãy mô tả lý do tại sao điều này tạo ra một vấn đề lớn:

Thực tế là những hồ sơ này không bao giờ nên để lại quyền sở hữu của bạn kỹ thuật số hoặc vật lý. Bạn nên kiểm tra toàn bộ xem ai đã xem chúng, và khi nào và bạn sẽ có thể hạn chế quyền truy cập chỉ để xem, vì vậy không có bản sao bổ sung nào được tạo hoặc chuyển tiếp.

Các hệ thống HRIS, ECM và ERP đều phục vụ các mục đích khác nhau và tất cả đều tạo ra các bản ghi, và chúng đều có xu hướng hoạt động như các kho chứa thông tin. Thật khó để tích hợp chúng vào một cái nhìn toàn diện về thông tin nhạy cảm mà nhóm hồ sơ chịu trách nhiệm. Bạn cần đăng nhập vào từng hệ thống và nhớ cách hoạt động của từng hệ thống.
Các tài liệu hoặc thông tin giống nhau có thể tồn tại trong nhiều hệ thống, nhưng chúng có thể là các phiên bản khác nhau. Trong một số trường hợp, mọi người đang ở trong tài liệu từ một hệ thống để thêm họ vào một hệ thống khác hoặc để đưa họ vào một tệp nhân sự giấy. Thật không may, giấy thường là cơ chế chung duy nhất mà tất cả các hệ thống đều hiểu được.
Điều gì sẽ xảy ra nếu có một cách để kết nối các hệ thống và tệp giấy đa dạng. Câu trả lời là cho phép các quy tắc chi phối thông tin tồn tại và có hiệu lực ở mọi nơi thông tin có mặt. Không cần thay thế các hệ thống hiện có và không cần sao chép vật lý tất cả thông tin vào một kho lưu trữ.

Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này – “Bạn tự tin đến mức nào rằng tất cả hồ sơ của bạn đã hoàn chỉnh?”
Bạn có thể tự tin nói rằng bạn có toàn quyền kiểm soát tất cả các loại thông tin nhạy cảm không? Bạn có chắc là tất cả đều được cập nhật – chúng có phải là bản sao được thực thi đầy đủ chứ không phải bản nháp không? Rất tiếc, các tệp đó không cho biết khi nào tài liệu bị thiếu. Thời điểm bạn cần một tài liệu là thời điểm không thích hợp để phát hiện ra bạn không có tài liệu đó.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn biết chắc chắn rằng các tệp đã hoàn chỉnh? Với quy trình làm việc và kiểm soát giám sát mạnh mẽ, hệ thống quản lý tài liệu của bạn phải liên tục quét qua tất cả các tệp có liên quan, kiểm tra tính hoàn chỉnh và tìm kiếm các tài liệu sắp hết hạn và những tài liệu cần cập nhật.

Vấn đề với hầu hết các tổ chức là việc thực hiện chính sách lưu giữ tài liệu. Do kho thông tin, hồ sơ giấy và email là phương pháp chia sẻ thông tin chính, bạn có tự tin rằng mình đang triển khai và tuân thủ chính sách lưu giữ của công ty mình không?
Đối với tài liệu nhân sự và bất kỳ thứ gì khác có chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII), bạn cần đảm bảo hồ sơ được lưu giữ đủ lâu. Ngược lại, Giám đốc Tài chính và Ban cố vấn muốn đảm bảo rằng mọi tài liệu hồ sơ bị tiêu huỷ ngay khi chúng đủ điều kiện.

Các tài liệu và hồ sơ kinh doanh đã được số hóa giúp giảm chi phí lưu trữ, tiết kiệm thời gian truy xuất, có thể được chia sẻ và có thể được theo dõi hiệu quả hơn để tuân thủ. Các tài liệu quét và hình ảnh trong tổ chức cung cấp một giải pháp có thể mở rộng để quản lý thông tin hồ sơ.

Mỗi loại tài liệu có một lịch trình lưu giữ cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, khoảng thời gian lưu giữ được kích hoạt bởi một sự kiện – nhân viên chấm dứt, hết hạn hợp đồng hoặc ngày thanh toán hóa đơn là một số ví dụ phổ biến. Khi tài liệu ở trên giấy, tất cả chúng sẽ được chuyển vào một thư mục, và việc liên tục theo dõi từng tệp và dọn sạch những tệp cần hủy là hoàn toàn không thực tế. Thông thường, các thư mục dành cho nhân viên đã chấm dứt hợp đồng hoặc hợp đồng dài hạn được đặt trong một chiếc hộp và vận chuyển ra khỏi địa điểm, nơi sẽ không có ai lục lọi chúng trong một khoảng thời gian khá dài.
Chương trình quản lý thông tin nên quản lý từng tài liệu theo chính sách riêng của nó. Hệ thống sẽ tự động kích hoạt loại bỏ tài liệu theo chính sách.
Có lẽ quan trọng nhất, một hệ thống hiểu được quản trị thông tin cũng bao gồm cơ chế “lưu giữ theo pháp luật” hoặc “lưu giữ pháp lý”. Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, kiểm toán hoặc vấn đề quy định, điều quan trọng là hệ thống phải đóng băng các tài liệu liên quan và ngăn chúng bị hủy. Với nền tảng số và giải pháp quản trị thông tin mạnh mẽ, các nhà quản lý thông tin, tài chính và pháp lý đều đạt được mục tiêu của mình.