Dịch vụ số hoá tài liệu
Số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng truyền thống (chữ viết, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh) trên giấy, băng, đĩa,… sang máy tính và được máy tính nhận biết dưới dạng số. Nói một cách khác số hóa tài liệu là sự chuyển hóa dữ liệu từ “bản cứng” (tài liệu dạng giấy, film) thành dạng số và lưu trữ dưới dạng “bản mềm” trong máy tính hoặc thiết bị lưu trữ nào đó.
Lợi ích của dịch vụ số hóa tài liệu
Giúp giảm thời gian và nhân lực xử lý tài liệu
Các bước thực hiện dịch vụ số hóa
Được phát triển dựa trên những công nghệ nổi bật
Quét tài liệu bằng các loại công cụ scan
Quét tài liệu bằng các loại công cụ scan như máy scan văn phòng, máy scan chuyên dụng, điện thoại có phần mềm scan chuyên dụng. Hình quét có thể ở dưới dạng màu, trắng đen, màu xám, với kích cỡ và độ phân giải khác nhau, tùy mục đích sử dụng và lưu trữ. Các máy scan chuyên dụng/phần mềm scan chuyên dụng sẽ cho phép định nghĩa trước các đặc tính của hình ảnh scan nhằm thống nhất định dạng hình ảnh đầu ra của cả tổ chức/ cả quy trình. Chúng tôi làm việc với các đối tác chuyên nghiệp về scanning – DSG.
Trích lục thông tin tự động, bán tự động hoặc thủ công
Các giải pháp scan chuyên dụng tự động chuyển hình ảnh quét thành các tài liệu pdf searchable; và tự động trích lục thông tin trên tài liệu vào các trường thông tin được định nghĩa trước. Các công nghệ đứng đằng sau quá trình này là OCR, OMR, ICR. Độ chính xác của việc nhận dạng và trích lục có thể lên đến 99%, tùy loại chữ in/viết trên tài liệu. Tuy nhiên, dạng công nghệ dạng này chưa thể áp dụng thành công cho mọi loại tài liệu. Ví dụ, tài liệu chứa chữ viết tay Tiếng Việt sẽ khó có thể được nhận dạng và trích lục thành công bằng các giải pháp hiện có trên thị trường. Xem qua tài liệu giải thích thêm về các công nghệ này.
Trong trường hợp dữ liệu không được nhận dạng tự động
Chúng ta sẽ cần can thiệp của con người. Công việc này gọi là nhập liệu. Và việc nhập liệu này có thể được hỗ trợ bởi chương trình nhập được tích hợp rất nhiều tính năng. Tất cả nhằm giúp cho người nhập liệu không mắc sai sót, cũng như nhập nhanh và hiệu quả nhất.
Xuất dữ liệu/input vào hệ thống EDMS
dữ liệu số sau khi số hóa tài liệu cần được lưu trữ ở một nơi nào đó. Thông thường các tổ chức sẽ có nhu cầu xây dựng một thư viện số – còn gọi à Electronic Document Management System. Thư viện này cho phép lưu trữ hình ảnh, meta data, cho phép tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, dữ liệu khi mong muốn.
Đối tác của chúng tôi
Tự động hoá trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
GÓI GIÁ
Liên hệ
- Scan tài liệu onsite (tại địa điểm của khách hàng và Offsite (tại địa điểm của ĐNÁ)
- Dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ tư vấn.
