Đổi mới trong tư tưởng và chính sách phát triển của ngành văn thư lưu trữ

Tại Việt Nam, ngành lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng trong gần 58 năm xây dựng và phát triển! Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 3/4/2020 của Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” đã đặt nền móng cho lưu trữ điện tử tại Việt Nam.

Theo đó, kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành lưu trữ buộc phải chuyển đổi số để bắt kịp với xu thế của thời đại. Đây đồng thời được coi là bước ngoặt “cách mạng” trong ngành lưu trữ văn thư.

Chuyển đổi số rõ ràng là hướng đi lâu dài và cấp bách cho ngàng văn thư lưu trữ, nhưng thực hiện như thế nào và làm sao để tìm ra những giải pháp chuyển đổi số tốt nhất lại là câu hỏi khiến các cơ quan lưu trữ văn thư đau đầu suy nghĩ.

Đối với ngành lưu trữ, một giải pháp tối ưu trước hết phải đảm bảo giúp tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, nhằm hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy tờ. Đặc biệt, hệ thống phải có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc để thuận tiện cho công tác sử dụng sau này.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm văn thư – lưu trữ điện tử cần có khả năng tích hợp với công nghệ ứng dụng IoT, dữ liệu lớn Big Data, trong việc giải quyết các bài toán nghiệp vụ quản lý kho tư liệu. Từ đó, các cơ quan ban ngành chức năng có thể dễ dàng tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, lưu trữ và xử lý dữ liệu, quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo chuẩn thông tư 02/2019/TT-BNV.

Giải pháp tối ưu cho ngành văn thư lưu trữ

Hiện nay trên thị trường, có khá nhiều hệ thống phần mềm ra đời để nhằm giúp các đơn vị quản lý văn thư lưu trữ tốt hơn, nổi bật trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý lưu trữ điện tử eDMS – phần mềm quản lý tài liệu. Phần mềm eDMS là một nền tảng lưu trữ, chia sẻ và cộng tác hoàn chỉnh giúp bạn quản lý tất cả các tệp giấy và tệp điện tử của mình, thông tin công ty. Phần mềm eDMS thu nhận, lưu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Được thiết kế để lưu trữ điện tử cũng như quản lý tài liệu trực tiếp, eDMS cho phép bạn
thêm văn phòng, nhiều cấp phê duyệt, chữ ký điện tử và tài liệu công việc, cũng như thu thập thông tin trên tài liệu giấy bằng cách nhập các tệp quét trực tiếp vào hệ thống. eDMS cho phép người dùng dễ dàng quản lý tài liệu, đơn giản hóa khối lượng công việc của người dùng và mang lại hiệu quả cao