1. Tại sao phải tăng cường công tác lưu trữ văn phòng?

Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin có trong quá khứ , những bằng chứng, những căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức tăng cường hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội hiện đại công nghệ thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

2. Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản

Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:

– Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.

– Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

– Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.

– Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.

– Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cán bộ chuyên trách công đoàn toàn tỉnh.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.