GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG

GIỚI THIỆU CHUNG

Công tác tuyển sinh, quản lý đào tạo và quản lý người lao động đã xuất cảnh là một trong những hoạt động cốt lõi của phần lớn các doanh nghiệp hoặc trung tâm đào tạo hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu lao động. Tuy nhiên, tại nhiều đơn vị, hiện nay công tác quản lý vẫn được thực hiện một cách thủ công, thiếu tính chuyên môn hóa, khiến cho hiệu suất công việc giảm đáng kể, song hành với đó là sự lãng phí nguồn nhân lực và xa hơn là làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi quy mô còn nhỏ, người điều hành có thể quản lý theo kiểu “đụng đâu chỉ đạo đấy”. Nhưng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng hơn, lãnh đạo sẽ không còn đủ khả năng để theo sát tất cả mọi việc, việc phân công nhân sự trở nên chồng chéo và rối rắm, thiếu hiệu quả. Những vấn đề phát sinh này lâu dài sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
Nhằm giải quyết những khó khăn nêu trên, Công ty CP Tư vấn và Giải pháp công nghệ Đông Nam Á đã nghiên cứu và xây dựng một giải pháp phần mềm đặc thù cho lĩnh vực xuất khẩu lao động với tên gọi là iLEM (viết tắt của từ Intelligent Labour Export Management).
Giải pháp iLEM được xây dựng dựa trên ý tưởng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, tin học hóa các quy trình nghiệp vụ, xây dựng một phần mềm tổng thể và minh bạch từ lúc tuyển sinh cho tới lúc thanh lý hợp đồng với người lao động xuất cảnh trở về nước, từ đó giảm tải khối lượng công việc cho các cấp điều hành cũng như tăng hiệu suất làm việc của các cấp tác nghiệp. iLEM hứa hẹn sẽ là một giải pháp tối ưu, chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp của Quý đơn vị.

CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT

Giao diện tương thích với các thiết bị di động
iLEM là một giải pháp công nghệ được xây dựng dựa trên nền tảng web. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng iLEM trên mọi thiết bị (máy tính cá nhân, điện thoại, máy tính bảng) thông qua các trình duyệt web phổ biến hiện nay như Chrome, Safari, Firefox.
Quản lý danh mục đối tác
Nhằm giúp ích cho các doanh nghiệp xuất khẩu lao động dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin, iLEM đã tổ chức và phân loại đối tác thành các nhóm thường gặp như là Nguồn, Công ty phái cử, Nghiệp đoàn, Công ty tiếp nhận, Công ty săn đầu người, Trường tiếng, Công ty sử dụng lao động Việt Nam. Ngoài ra, tùy thuộc vào mô hình hoạt động của từng doanh nghiệp xuất khẩu lao động, phần mềm iLEM cũng cho phép tùy chỉnh và bổ sung thêm các nhóm đối tác khác để quảng lý nếu cần thiết.
Quản lý thông tin đơn hàng
Trong lĩnh vực xuất khẩu lao động, đơn hàng là một trong những thông tin quan trọng, là cơ sở để các công ty phái cử lên kế hoạch tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên. Bên cạnh việc quản lý các thông tin cơ bản của một đơn hàng, phần mềm iLEM đã xây dựng sẵn quy trình khởi tạo, phê duyệt và cập nhật trạng thái đơn hàng một cách linh hoạt, giúp cho các bên liên quan như Công ty tiếp nhận, Nghiệp đoàn và Công ty phái cử dễ dàng theo dõi và nắm bắt được thông tin kịp thời.
Quản lý thông tin đương sự
Đương sự là đối tượng quản lý phức tạp nhất đối với một doanh nghiệp xuất khẩu lao động. Trong quá trình xây dựng phần mềm iLEM, chúng tôi đã tiến hành khảo sát và thu thập thông tin từ một số doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu lao động để khái quát hóa thành các nhóm thông tin về đương sự được quản lý trên phần mềm như sau:
– Thông tin cơ bản;
– Thông tin người thân;
– Thông tin sức khỏe;
– Thông tin học vấn;
– Quá trình làm việc;
– Thói quen & Kỹ năng;
– Bản ghi tài chính;
– Thông tin người thân ở nước sở tại;
– Quá trình đào tạo;
– Lý lịch phạm pháp;
– Mục đích ý chí;
– Quá trình làm việc ở nước sở tại.
Biểu đồ hoa gió (Đánh giá đa yếu tố về con người)
Dựa trên dữ liệu được nhập từ các nhóm thông tin đương sự, phần mềm iLEM sẽ tự động tính toán và đánh giá đầy đủ về một đương sự dưới dạng biểu đồ hoa gió, giúp cho các nhà quản lý cũng như đối tác có được cái nhìn trực quan về đương sự đó từ các góc độ khác nhau. Biểu đồ đánh giá đương sự do phần mềm iLEM xuất ra
Quản lý quy trình thực hiện đơn hàng
Kể từ thời điểm nộp hồ sơ ứng tuyển cho đến khi lưu trú làm việc ở nước ngoài rồi về nước, đương sự sẽ phải trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau. Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm iLEM đã thiết kế và xây dựng sẵn quy trình thực hiện đơn hàng giúp cho việc quản lý toàn bộ quá trình này diễn ra một cách khoa học, đảm bảo chặt chẽ tính tuân thủ, dễ dàng truy xuất được các thông tin liên quan khi cần. Quy trình thực hiện đơn hàng trên phần mềm iLEM có thể khái quát hóa như sau:
Chức năng tìm kiếm nâng cao
Ngoài việc bổ sung các trường thông tin tìm kiếm nâng cao, chức năng này còn cung cấp một giao diện trực quan về đương sự cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng thể. Thông qua giao diện này, nhà quản lý dễ dàng xem được ảnh chụp, thông tin cơ bản, tình trạng, biểu đồ hoa gió cũng như các cảnh báo về đương sự như là mang thai, có hình xăm hoặc tiền án tiền sự.
Xuất báo cáo và biểu mẫu tự động
Phần mềm iLEM cho phép nhà quả lý dễ dàng trích xuất và tải về các báo cáo tự động dựa trên các biểu mẫu có sẵn hoặc tùy biến theo nhu cầu thực tế. Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, giảm tải khối lượng công việc mà còn đảm bảo tính tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý có liên quan. Một số biểu mẫu điển hình có thể kể đến như là:
– Các biểu mẫu liên quan đến đơn hàng;
– Các biểu mẫu trong quá trình đào tạo;
– Bộ hồ sơ xin tư cách lưu trú, visa cho người lao động (theo quy định của OTIT, Cục DOLAB, Đại sứ quán);
– Danh sách xuất cảnh;
– Danh sách đối tác (nghiệp đoàn, công ty tiếp nhận, trường tiếng,..);
– Bộ hồ sơ thanh lý hợp đồng với người lao động.

LỢI ÍCH MANG LẠI

Chuyên nghiệp hóa công tác quản lý
Phần mềm iLEM giúp cho quy trình hoạt động của Quý doanh nghiệp luôn minh bạch, rõ ràng. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của từng phòng ban nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh nói chung.
Giảm tải công việc cho các cấp quản lý, tăng tính liên kết và hiệu suất làm việc của nhân viên
Phần mềm iLEM giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa nhân viên và các cấp quản lý. Ngoài ra các hệ thống báo cáo cũng được cung cấp cho nhà quản lý một cách nhanh chóng theo thời gian thực.
Linh hoạt khi sử dụng
Môi trường tương tác thông qua mạng Internet giúp người dùng có thể xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo quá trình vận hành của doanh nghiệp luôn diễn ra thuận lợi.
Đảm bảo tính bảo mật
Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống chính là tính bảo mật cao. Với cơ chế phân quyền linh hoạt và chính xác, các thông tin nhạy cảm được mã hóa, các truy cập đều được yêu cầu xác thực, hệ thống đảm bảo thông tin luôn được cung cấp cho đúng người, đúng thời điểm, đúng nội dung.
Cho phép tùy biến và mở rộng các tính năng
Phần mềm iLEM có khả năng tùy biến cao, cho phép bổ sung các tính năng không giới hạn để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, giao diện phần mềm cũng thân thiện, dễ sử dụng và bộ phận kĩ thuật của chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ Quý đơn vị 24/7.
Chi phí triển khai hợp lý
Nhằm giúp các doanh nghiệp xuất khẩu lao động dễ dàng tiếp cận và sử dụng, phần mềm iLEM đã được xây dựng một cách toàn diện với nhiều tính năng hữu ích và giá cả rất cạnh tranh, phù hợp với túi tiền của khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Quý doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hoặc muốn tìm hiểu thêm về phần mềm Quản lý xuất khẩu lao động iLEM, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm.

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAM Á
Địa chỉ: Số 5, ngách 1/2 Trần Quốc Hoàn, P.Dịch Vọng Hậu, Q.Cầu Giấy, TP.Hà Nội
Điện thoại: 0965 928 911