Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đó.
Cách quản lý công việc hiệu quả
Lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ công việc và từng công việc: Hầu hết những công việc bạn phải làm trong một ngày đều ít nhiều có sự liên quan, tác động qua lại lẫn nhau. Chính vì thế, trước một danh sách công việc dày cộp, bạn nên dành ra một khoảng thời gian nhất định để phân loại và lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc mà mình sẽ làm. Bỏ bớt một chút thời gian của ngày, nhưng bạn sẽ có thể xem xét được những gì cần phải làm trước tiên, những gì cần làm sau cùng cho phù hợp nhất, thuận lợi nhất. Khi phân loại công việc, bạn nên chú ý đến tính cấp thiết và sự ảnh hưởng của công việc đó đối với những công việc khác. Sau khi phân loại, bạn nên lên ý tưởng cụ thể cho từng công việc mà mình phải làm. Vào những buổi sáng sớm trước khi đi làm là thời điểm thích hợp để bạn làm công việc này. Khoảng thời gian này là lúc bạn có thể có được những ý tưởng độc đáo để hoàn thành công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất.
Có kế hoạch phân chia công việc cho người khác và làm việc nhóm hiệu quả: Không phải bất kỳ công việc nào bạn cũng có thể làm độc lập được. Hiệu quả công việc tốt nhất nhiều khi đến từ nhiều bộ óc khác nhau. Chính vì vậy, đừng ôm đồm quá nhiều việc vào người mà hãy biết trao quyền và có kế hoạch làm việc nhóm hiệu quả nhất. Những cộng sự, những người bạn đồng hành sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn, năng suất hơn mà không mất quá nhiều thời gian. Đặc biệt, đối với những người quản lý công ty, doanh nghiệp, việc phân quyền, giao nhiệm vụ cho nhân viên chính là điều cần thiết để có được hiệu quả công việc tốt nhất.
Có chế độ nhắc nhở công việc: Trong quá trình làm việc không tránh khỏi những lúc bạn quên đi những nhiệm vụ mình phải làm. Mặc dù bạn đã có kế hoạch cụ thể cho toàn bộ hệ thống và từng công việc nhưng vẫn không thể đảm bảo mọi việc được diễn ra theo ý muốn. Chính vì thế, hệ thống nhắc nhở là cần thiết cho bạn.
Nếu bạn là người quản lý trong doanh nghiệp, bạn có quá nhiều công việc, nhiều công văn cần giải quyết, vì vậy, bạn không thể phụ thuộc mọi thứ vào trí nhớ và ý thức cá nhân. Hệ thống nhắc nhở luôn cần cho bạn. Nếu bạn là nhân viên trong doanh nghiệp, bạn cần những lời nhắc nhở, bàn giao công việc từ giám đốc, quản lý của mình. Chế độ nhắc nhở sẽ giúp bạn cân đối, hệ thống lại khối lượng công việc để làm việc hiệu quả hơn, đầy đủ hơn, tránh bỏ sót những công việc cần thiết.
Đánh giá kết quả công việc qua biểu đồ: Việc đánh giá công việc theo từng đơn vị thời gian theo ngày, theo tuần, theo tháng rất quan trọng. Nó giúp bạn biết được hiệu quả công việc mà bạn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện chiều hướng tăng hay giảm hiệu suất công việc của bạn trong một giai đoạn nào đó. Từ đó bạn có được những đánh giá khách quan và chính xác về tình hình công việc của mình cũng như của một cơ quan, doanh nghiệp. Việc đánh giá công việc qua biểu đồ là cách làm khoa học mà ai cũng nên trang bị cho mình để có được quá trình làm việc tốt nhất, hiệu quả nhất cho chính mình.
Có chế độ nghỉ ngơi, thư giãn phù hợp: Thời gian nghỉ ngơi, thư giãn là lúc bạn có thể suy nghĩ lại những việc đã và chưa làm được trong thời gian đã qua. Việc dành ra một thời gian đủ để bản thân bạn lấy lại năng lượng, lấy lại tinh thần để làm việc là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc xác lập thời gian nghỉ ngơi và thư giãn cũng cần phải có kế hoạch cụ thể, dựa trên những đánh giá khách quan từ hiệu quả công việc mà bạn đạt được, dựa trên tình trạng sức khỏe hiện tại của bạn. Vì vậy, thời gian nghỉ ngơi cũng nên được xác lập một cách khoa học và rõ ràng.
Những phần mềm quản lý công việc miễn phí hiệu quả
1. Phân hệ quản lý công việc của WEONE
Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.
Phần mềm quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.
Điểm nổi bật mà phân hệ quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng có chức năng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.
2. Phần mềm quản lý Trello
Phần mềm quản lý Trello là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp mà được phát triển từ đời đầu rất được yêu thích sử dụng trên toàn thế giới. Nói một cách dễ hiểu, phần mềm này giống như một chiếc note giấy online cỡ lớn giúp cho tất cả mọi người có thể cập nhật, giao việc và theo dõi được tiến độ hoàn thành hay thực hiện công việc của người được giao. Phần mềm này rất thích hợp để sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc các team. Bạn có thể dễ dàng sử dụng các tính năng phân việc cho nhân viên, so sánh mức độ thực hiện song song của các nhân viên trong cùng 1 hạng mục. Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng bản free thì bạn sẽ không thể áp dụng được hết những tính năng đặc biệt này. Bạn cần phải nâng cấp và trả phí để có thể thực hiện đầy đủ những chức năng tốt hơn. Hơn nữa đối với việc quản lý của một doanh nghiệp lớn thì phần mềm hầu như quá tải và cột biểu thị trở nên quá dày đặc và khó theo dõi.
3. Phần mềm quản lý ASANA
Phần mềm quản lý công việc Anasa cũng là một thể loại phần mềm giao việc trực tuyến được nhiều người tiêu dùng lựa chọn. Là một trong những phần mềm quốc tế được sử dụng rộng rãi, ASANA có khá nhiều ưu điểm dành riêng hỗ trợ cho việc của các cấp quản lý doanh nghiệp. Hiện nay bạn không cần phải tiêu tốn quá nhiều thời gian và nhân lực cho công việc quản lý công việc. Bởi việc quản lý công việc online đang là xu hướng thịnh hành giúp người quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức. Bạn có thể dễ dàng tạo ra một dự án mới và chỉ định giao việc cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Tuy nhiên phần mềm có một nhược điểm đó chính là việc đăng ký chưa được đơn giản hóa. Mặt khác việc nhắc việc không thông qua email đôi khi cũng gây khó khăn cho nhân viên. Bạn rất có thể sẽ bỏ qua công việc mới nếu quên truy cập vào phần mềm bởi những công việc mới giao không có tính năng nhắc nhở qua email.
4. Quản lý doanh nghiệp qua VTASK
Để khắc phục những nhược điểm của các phần mềm trên đồng thời sáng tạo ra một chương trình quản lý doanh nghiệp hoàn hảo dành riêng cho thị trường Việt Nam, phần mềm Vtask đã ra đời.
Phần mềm quản lý công việc Vtask được tạo dựng dựa trên quá trình chắt lọc những tinh hoa của các phần mềm sẵn có đồng thời cải biến sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của người dùng. Điều đó được thể hiện trong những tính năng sau:
– Phần mềm quản lý công việc Vtask được thiết lập Việt ngữ 100% giúp bạn có thể dễ dàng sử dụng thay vì phải dựa vào các bản chuyển ngữ hoặc tự dịch không sát nghĩa khi sử dụng các phần mềm nước ngoài như Trello hay ASANA
– Sự tương tác giữa nhân viên và quản lý trên phần mềm quản lý công việc Vtask đã được tiến hành một cách thân thiện và hiệu quả. Nó sẽ không còn là phần mềm giao việc 1 chiều áp đặt mà bạn có thể báo cáo tiến độ, cập nhật những thông tin đặc biệt hoặc người quản lý của bạn cũng có thể hỗ trợ nhân viên một cách kịp thời nhất dựa vào các thông tin trên phần mềm Vtask.
– Phần mềm Vtask có tính năng nhắc nhở người dùng khi có công việc mới đến hoặc đặt lịch cho việc hoàn thành kế hoạch của bạn. Chính vì thế bạn sẽ không bao giờ có thể quên việc khi dùng phần mềm này.
– Phần mềm Vtask đã được trang bị nhiều khung nhìn khác nhau: Table, Chat (ASANA), Kanban (trello) giúp người dùng có thể theo dõi, xem xét dự án ở nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau hoặc sở thích sử dụng khác nhau.
