Chuyển đổi số không dừng lại ở việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số
Mục tiêu là phải thay đổi cơ bản cách thức hoạt động của công ty, chuyển hoá những cơ hội được hỗ trợ bởi công nghệ trở thành một phần mới quan trọng của công ty. Tuy nhiên, trong quá trình thay đổi lớn như vậy bạn rất dễ bị lơ đãng bởi các công nghệ kỹ thuật số mới lạ mà quên rằng quy trình nội bộ của mình cũng cần phải được thay đổi.
Việc thất bại trong tối ưu hoá quy trình nội bộ thường là lý do khiến các công ty không trụ vững được lâu. Mặt khác, cải tiến quy trình thông qua chuyển đổi số có thể giúp việc kinh doanh của bạn theo nhiều cách:
- Tìm ra những điểm yếu trong quy trình làm việc;
- Làm việc hiệu quả hơn, kiểm soát ngân sách tốt hơn;
- Tận dụng dữ liệu, giảm thiểu hao phí.
Bạn phải kết nối các ý tưởng kinh doanh cùng những người triển khai với các quy trình mà họ tuân theo để thực hiện chuyển đổi số toàn diện và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp của mình.
Lập bản đồ quy trình
Bất cứ một sự chuyển đổi nào cũng nên bắt đầu bằng việc kiểm tra lại trạng thái hiện tại các quy trình chiến lược của công ty với mục tiêu cuối là tự động hoá và đơn giản hoá.
Đơn giản chỉ cần lập bản đồ các quy trình có thể cho phép công ty phát hiện ra những điểm mù mà họ không biết và tạo nên những thay đổi nhỏ mà sẽ đem lại tác động lớn. Lập bản đồ là một công cụ trực quan có thể cho phép mọi người trong công ty thấy quy trình phát triển và làm rõ tại sao cần chuyển đổi số.
Tự động hoá
Các doanh nghiệp đã tận dụng hoá lợi thế tự động hoá trong nhiều năm trở lại đây, nhưng nó vẫn tiếp tục là một trong những xu hướng hàng đầu trong chuyển đổi số khi công nghệ không ngừng cải tiến nhờ tiềm năng phát triển như vũ bão của Trí tuệ nhân tạo (AI).
Giờ đây, bạn không chỉ có thể làm cho quy trình của mình hiệu quả hơn bằng cách giới thiệu các tập lệnh (scripts) tuân theo các lệnh được xác định trước, mà còn làm cho chúng linh hoạt, trong khi các rô bốt vẫn liên tục “học” về các nhiệm vụ chúng đang thực hiện.
Những sự đổi mới này đã được triển khai rộng rãi trong các hoạt động đầu cuối (back-end), chẳng hạn như báo cáo, xử lý hoá đơn và thu thập dữ liệu. Chúng loại bỏ những tác vụ “trần tục” nhất và có thể xử lý ngày càng nhiều dữ liệu phức tạp hơn. Vẫn có tiềm năng lớn để tự động hoá các chức năng hướng tới khách hàng. Các quy trình như giới thiệu khách hàng, thư từ với khách hàng và thậm chí là bán hàng có thể cải thiện bằng tự động hoá.
Cải thiện giao tiếp
Chuyển đổi số là một chương trình quản lý thay đổi và cần được xử lý như vậy. Quan trọng là phải kích hoạt các kênh giao tiếp để thông tin được truyền tải theo cả hai cách để mọi người có thể cảm thấy mình được lắng nghe. Các kênh giao tiếp đối mặt truyền thống vẫn rất quan trọng, nhưng các kênh giao tiếp bằng kỹ thuật số gần đây cũng đã chứng minh quan trọng không kém.
Khủng hoảng dịch bệnh Covid-19 đã chứng minh tầm quan trọng của việc làm việc từ xa trở nên hiệu quả trong dài hạn. Các công ty chuẩn bị thực hiện chuyển đổi cách thức làm việc tại trụ sở sang làm việc từ xa đã quản lý được cuộc khủng hoảng này tốt hơn và thậm chí còn mạnh mẽ hơn trước đây.
Truyền thông kỹ thuật số hoá ra lại là một yếu tố quan trọng trong các thành công của họ. Khi các nhóm không cùng ở chung với nhau trên văn phòng, nhu cầu về công cụ dễ sử dụng và quản lý trong việc giao tiếp kỹ thuật số trở nên cực kỳ quan trọng. Giới thiệu công cụ kỹ thuật số, bắt đầu từ phần mềm tin nhắn và công cụ báo cáo đến các ứng dụng quản lý dự án. Điều này giúp nhân viên không bị chậm lại do thông tin sai lệch, trao đổi email dài dòng và để họ tập trung vào công việc có giá trị hơn. Để có sự cộng tác và kết nối tốt hơn, mọi người trong công ty nên sử dụng cùng một công cụ giao tiếp và cũng có thể dẽ dàng tìm kiếm.
Quản trị dữ liệu
Quản trị dữ liệu là một tập hợp các giải pháp cho phép các tổ chức quản lý dữ liệu của họ. Nó giúp bạn sử dụng dữ liệu sẵn có theo những cách thức mà trước đây bạn không thể thực hiện được.
Nó làm cho dữ liệu được tổ chức hơn và dễ dàng truy cập hơn, cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết. Quản trị dữ liệu cũng bao gồm theo dõi và phân tích cho thấy dữ liệu nào đang được sử dụng và cách thức sử dụng.
Mọi chuyển đổi số nên bao gồm số hoá dữ liệu công ty và làm cho dữ liệu đó có thể tìm kiếm được thông qua siêu dữ liệu (metadata). Quản trị dữ liệu giúp quy trình làm việc trong tổ chức trở nên minh bạch và tiết kiệm thời gian hơn trước.
Nguồn: https://www.netguru.com/
