Chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử đang là xu thế tất yếu trong hành trình số hóa của các doanh nghiệp và cơ quan hành chính. Nhưng liệu điều đó có thực sự giúp tăng năng suất làm việc lên đến 30% như nhiều báo cáo khẳng định?
Câu trả lời là: Có – và đã được chứng minh qua nhiều mô hình thực tế.
1. Vì sao lưu trữ giấy làm giảm năng suất?
Các khảo sát tại doanh nghiệp Việt Nam cho thấy:
-
???? Nhân viên mất 15–25% thời gian mỗi ngày để tìm kiếm hồ sơ giấy.
-
???? Việc trích xuất thông tin cho báo cáo, kiểm tra mất nhiều giờ đến vài ngày.
-
❌ Hồ sơ dễ thất lạc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và hiệu quả xử lý.
-
???? Không gian lưu trữ chiếm diện tích, tạo áp lực vận hành văn phòng.
2. Lưu trữ điện tử giúp tăng năng suất như thế nào?
Tăng tốc độ truy xuất tài liệu
-
???? Tìm kiếm hồ sơ trong vài giây với từ khóa, mã số, loại tài liệu.
-
⏱ Rút ngắn 70–90% thời gian thao tác hành chính.
Hợp tác và chia sẻ nhanh chóng
-
???? Các phòng ban truy cập đồng thời tài liệu theo phân quyền.
-
???? Đồng bộ tài liệu dễ dàng giữa các chi nhánh.
Tự động hóa quy trình
-
???? Tự động gửi thông báo, luân chuyển hồ sơ điện tử.
-
✅ Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ theo thời gian thực.
3. Các doanh nghiệp khác cũng ghi nhận kết quả tương tự
-
FPT Telecom: Tiết kiệm 50% thời gian xử lý văn bản sau khi áp dụng lưu trữ điện tử.
-
EVN SPC: Triển khai eOffice giúp giảm 70% giấy tờ hành chính, năng suất tăng 28%.
-
Ngân hàng ACB: Quản lý hồ sơ khách hàng hoàn toàn điện tử – tăng độ chính xác và tốc độ xử lý hồ sơ tín dụng.
Như vây, lưu trữ điện tử không chỉ là một giải pháp công nghệ – đó là đòn bẩy nâng cao hiệu suất và giảm chi phí vận hành. Từ những con số thực tế, hoàn toàn có thể khẳng định rằng việc chuyển đổi sang hệ thống eDMS giúp:
✅ Tăng năng suất từ 25–35%
✅ Giảm chi phí lưu trữ, vận hành
✅ Tăng tính bảo mật và kiểm soát tài liệu
Bạn đang sử dụng bao nhiêu phần trăm thời gian để “tìm” thay vì “xử lý”?
Đã đến lúc để chuyển đổi sang lưu trữ điện tử và tập trung vào hiệu quả công việc thực sự. Hãy liên hệ với Công ty Đông Nam Á chúng tôi để giúp bạn có những giải pháp tối ưu nhất.
