Cùng với sự phát triển và mở rộng của các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp thì bài toán quản lý hồ sơ, tài liệu, công việc ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đối với cán bộ chuyên viên thì luôn phải đau đầu với rất nhiều câu hỏi như: Làm thế nào để phân loại các công văn một cách khoa học hợp lý để không bị thất lạc không phải mất nhiều thời gian và tìm kiếm tài liệu khi cần, và không phải chạy tới chạy lui từ phòng này sang phòng khác để báo cáo, để chỉnh lý để không mất nhiều công sức. Còn lãnh đạo của các đơn vị thì luôn mong muốn làm thể nào để có thể tin học hóa được việc quản lý điều hành tại đơn vị mình; hay là đơn giản là phải làm sao để tiết kiệm được chi phí tối đa văn phòng phẩm, chi phí liên lạc và các chi phí phát sinh khác trong quá trình làm việc.
Văn phòng điện tử đang là một giải pháp cực kỳ thực tế và nên được áp dụng rộng rãi. Tôi sẽ giúp mọi người biết được lợi ích của văn phòng điện tử cực kỳ hữu ích.
Không tốn chi phí
Có lẽ cụm từ “ chi phí” luôn là một bài toán đau đầu từ sếp cho tới nhân viên. Với doanh thu hàng tháng một con số cụ thể thế này, phải hoạch toán, chi thu làm sao để phải sinh lời, sinh lãi, thậm chí phải dành ra nhiều thêm để có thể đầu tư, nâng cao vị thế công ty hơn nữa. Nhưng không phải nơi nào bộ phận kế toán cũng thực hành tốt công việc này. Một chi phí đội lên ở những công ty còn ở quy mô nhỏ và vừa, đó là vấn đề liên quan đến tiền thuê. Thuê ở đây là từ nhân viên, trang thiết bị cho đến địa điểm công ty của mình đang hoạt động nếu như bạn không có đủ vốn để xoay sở ban đầu. Và giải pháp văn phòng điện tử là một biện pháp giúp bạn cân đối chi phí đang có hơn. Chỉ một số tiền nhỏ ban đầu, bạn có trong tay một nơi giúp mọi khách hàng của bạn có thể thực hiện mọi yêu cầu hoặc giao dịch với công ty bạn. Chưa hết, nhân viên hoàn toàn có thể giúp bạn ngay trên giao diện văn phòng điện tử đó, vô cùng tiện lợi.
Kiểm soát thông tin
Một vấn đề quan trọng nữa đó là việc kiểm soát thông tin, kiểm soát dữ liệu đang có trong công ty mình. Nó liên quan đến vấn đề như kế hoạch triển khai, kế hoạch dự phòng, thông tin nhân viên, thông tin khách hàng, hồ sơ đã giải quyết hay chưa giải quyết. Đó là rất nhiều vấn đề mà bạn chỉ cần có văn phòng điện tử là bạn có thể bao quát chúng dễ dàng và tiện lợi chỉ với những mục đã được thiết lập sẵn.
Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích nữa mà văn phòng điện tử mang lại như là việc đồng bộ với các apps ứng dụng hàng ngày, để tiện quản lý, bảo mật thông tin, tránh để thông tin lộ ra bên ngoài, kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty… Với những doanh nghiệp, công ty có quy mô lớn, phát triển trên diện rộng thì đây là một giải pháp rất hợp lý và được khuyến nghị nên áp dụng càng sớm càng tốt.
