Quản lý hiệu quả văn bản bằng exel

Việc quản lý văn bản bằng Exel trong các đơn vị hành chính, công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, tránh nhầm lẫn, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết được những vấn đề phát sinh một cách tốt hơn. Sau đây là một số hướng dẫn giúp các bạn quản lý hiệu quả văn bản bằng Exel

1. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LÀM ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Văn bản có thể chia làm 3 loại chính :+ Công văn đến : Đôi tượng bên ngoài gửi văn bản đến cho chúng hựta

+ Công văn đi : Chúng ta gửi văn bản cho đôi tượng bên ngoài

+ Văn bản nội bộ : Sử dụng nội bộ , các đôi tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản cần xác định quy trình, trình tự quan lý bao gồm :

+ Tiếp nhận, soạn thảo, ban hành

+ Lưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn gia, …

+ Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. CÁCH THỰC HIỆN TRÊN EXCEL

Bước 1 : Xây dựng quy trình, hồ sơ quản lý. Việc lập hồ sơ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiên các công việc và thời gian thực hiện.

Bước 2 : Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lýTrong công việc chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng :

+ Bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp: đối tượng ban hành công văn đến , nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức, là đối tác kí kết hợp đồng

+ Bên trong cơ quan, doanh nghiệp: Các phòng ban, nhân viên …

Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

+ Không bị trùng lặp
+ Không bị sai sót trong quá trình lập dữ liệu trên Exel

Bước 3 : Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên một Sheet

Khi có lỗi phát sinh liên quan đến loại văn bản nào chúng ta thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó
Tùy theo yêu cầu quản lý , đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng

Bước 4 : Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quả lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong Toàn bộ sổ quản lý công văn,, hợp đồng.

Công thức thường sử dụng là :

+ Vlookup : Để tham chiếu theo loại văn bản. Mỗi loại văn bản sẽ phải đánh số khác nhau

+ Countif: Để đếm số lần xuất hiện loại văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm 1 đơn vị

+ Các hàm khác liên quan đến định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là nội dung chính những công việc cần thực hiện khi chúng ta muốn quản lý văn bản trong Exel