Trong thời đại chuyển đổi số, việc lựa chọn giữa lưu trữ giấy truyền thống và lưu trữ điện tử không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn là bài toán kinh tế. Nhiều cơ quan, doanh nghiệp vẫn đang tiêu tốn hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho các hoạt động lưu trữ hồ sơ giấy mà không hề nhận ra tiềm năng tiết kiệm từ giải pháp số. Hãy cùng so sánh chi tiết để thấy những con số “giật mình”.
1. Chi phí lưu trữ giấy: Tưởng rẻ mà hóa đắt
| Hạng mục | Chi phí trung bình/năm cho 1.000 hồ sơ |
|---|---|
| In ấn tài liệu | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| Chi phí giấy, mực in | 2.000.000 – 3.000.000 VNĐ |
| Không gian lưu trữ (kệ, tủ, phòng) | 7.000.000 – 10.000.000 VNĐ |
| Nhân sự quản lý, tìm kiếm hồ sơ | 12.000.000 – 18.000.000 VNĐ |
| Chi phí bảo quản (chống ẩm, chống mốc, diệt mối) | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| Rủi ro thất lạc, hỏng hóc hồ sơ | Không định lượng được nhưng tổn thất lớn |
???? Tổng chi phí ước tính: 27 – 41 triệu đồng/năm cho 1.000 hồ sơ
2. Chi phí lưu trữ điện tử: Đầu tư một lần, tiết kiệm dài lâu
| Hạng mục | Chi phí trung bình/năm cho 1.000 hồ sơ |
|---|---|
| Phần mềm lưu trữ điện tử (eDMS) thông thường | 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ |
| Chi phí số hóa tài liệu ban đầu | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| Bảo trì hệ thống/nâng cấp | 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ |
| Không cần thuê không gian vật lý | 0 VNĐ |
| Tìm kiếm, trích xuất nhanh (giảm nhân sự) | Tiết kiệm 70–90% thời gian |
| An toàn dữ liệu (sao lưu, phân quyền) | Được đảm bảo |
???? Tổng chi phí ước tính: 9 – 17 triệu đồng/năm cho 1.000 hồ sơ
3. Biểu đồ so sánh chi phí lưu trữ giấy vs điện tử
Dưới đây là biểu đồ trực quan thể hiện sự chênh lệch chi phí
4. Những lợi ích phi chi phí từ lưu trữ điện tử
-
???? Tìm kiếm nhanh chóng: Chỉ vài giây để tìm tài liệu thay vì lục tung phòng lưu trữ.
-
???? An toàn, bảo mật cao: Phân quyền truy cập, lưu vết thao tác, sao lưu dữ liệu định kỳ.
-
???? Dễ dàng chia sẻ & tích hợp với hệ thống khác.
-
???? Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy và vật tư in ấn.
Sự chênh lệch chi phí giữa lưu trữ giấy và lưu trữ điện tử là rõ ràng và bất ngờ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm cách tối ưu chi phí, tăng hiệu suất làm việc và bảo mật thông tin, thì việc chuyển sang lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu.
Bạn đã sẵn sàng để số hóa kho hồ sơ của mình chưa?
