Hiện nay, việc sử dụng email đang ngày càng trở nên phổ biến không chỉ đối với dân công sở mà còn với rất nhiều ngành nghề khác nữa. Email không đơn thuần là chỉ gửi thư, mà bây giờ email còn giúp bạn có thể trao đổi thông tin công việc dễ dàng, thông báo những cuộc họp, những thông tin quan trọng cần đưa đến cho mọi người gấp, gửi file, tài liệu dưới nhiều định dạng với thao tác đơn giản. Nếu bạn là người làm việc với email thường xuyên thì việc chọn cho mình một ứng dụng quản lý email trên máy tính sẽ là rất cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra được phần mềm quản lý email miễn phí hiệu quả trên windows- công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn.
Những cách quản lý email hiệu quả
Nhu cầu sử dụng email của mỗi người là khác nhau. Tuy nhiên nếu bạn hiểu được cách hoạt động của các phần mềm quản lý email, bạn có thể lọc và chọn ra các tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của mình:
-
Phân loại email theo thư mục
-
Xóa các email không quan trọng
-
Bỏ nhận email từ những kênh bạn không còn quan tâm.
-
Thiết lập chế độ lọc những email gửi đến
-
Sử dụng nhãn dán, các nhãn dán có sẵn là: Inbox, Trash, Spam và Draft, ngoài ra thì bạn cũng có thể tự tạo thêm các nhãn dán của riêng mình
-
Sử dụng nhiều tài khoản trong công việc trên cùng 1 phần mềm quản lý email
-
Hỗ trợ đa nền tảng và thiết bị
-
Sử dụng offline
Top 10 phần mềm quản lý email hiệu quả miễn phí trên máy tính
1. Mozilla Thunderbird- Quản lý email tối ưu cho người dùng
Mozilla Thunderbird được xây dựng và phát triển bởi chính là Mozilla – cha đẻ của Firefox.
Phần mềm Mozilla Thunderbird hỗ trợ nhiều thiết bị khác nhau như: macOS, Windows và thậm chí là cả Linux. Phần mềm này giúp người dùng có một hệ thống sắp xếp email đơn giản, tiện dụng. Nó có rất nhiều các tính năng mở rộng đa dạng hỗ trợ cho người dùng.
Bạn có thể cài đặt Mozilla Thunderbird chỉ với 1 vài thao tác đơn giản như nhập mail rồi nhập các thông số để cấu hình như: IMAP, POP3 hoặc bạn cũng có thể sử dụng chế độ tự động để mọi thứ được hoàn tất nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.
Thunderbird hỗ trợ các bộ lọc khác nhau cho phép bạn đưa email phù hợp vào các thư mục riêng và cả chức năng phát hiện viết sai chính tả.
2. eM Client- Hỗ trợ quản lý email chuyên nghiệp
eM Client là ứng dụng Mail Client có từ lâu và được rất nhiều người biết đến và sử dụng rộng dãi. Với phần mềm quản lý email này, bạn hoàn toàn có thể thao tác email dễ dàng hay tùy biến giao diện. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều dịch vụ email khác nhau như: Gmail, iCloud, Outlook, Exchange … Hiện tại, eM Client có 2 phiên bản là Free và Pro. Nếu bạn là người không cần sử dụng nhiều tài khoản trên các platform mà chỉ sử dụng Gmail là chủ yếu thì phiên bản Free là đầy đủ rồi. eM Client có giao diện bắt mắt, dễ nhìn và khá thân thiện với người dùng, đặc biệt ứng dụng này còn hỗ trợ thêm chữ ký (Signatures). Nhược điểm của ứng dụng này là ít tính năng nhưng nó vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản của 1 ứng dụng Mail Client.
3. Microsoft Outlook – phần mềm quản lý email chuyên nghiệp
Microsoft Outlook được tích hợp sẵn trong Office nhưng bạn vẫn có thể mua riêng phần mềm này với mức giá 130$. Microsoft Outlook được đánh giá là 1 trong những Client mạnh mẽ nhất hiện nay. Nó hỗ trợ trên hầu hết trên mọi nền tảng Mail Service hiện nay và việc giao diện thiết lập cũng rất đơn giản.
Ngoài ra, phần mềm còn cho phép bạn thực hiện các thay đổi khác khác như: sắp xếp email theo các mục, thiết lập chữ ký, Task, filter chính xác với Mail Rule …
Điểm trừ duy nhất của ứng dụng này chính là giá thành khá cao cho một license và nó có vẻ nặng nề và khó sử dụng với những ai thích sự đơn giản, gọn nhẹ.
4. MailBird
Nếu bạn đang sử dụng Windows, nhưng vẫn muốn trải nghiệm giao diện hấp dẫn của Apple thì bạn có thể thử cài đặt MailBird – phiên bản Lite free được lấy cảm hứng từ Apple Mail. Tuy nhiên, phần mềm chỉ cho phép người dùng sử dụng được 3 tài khoản email. Nếu bạn là người không cần dùng quá nhiều tài khaonr email cùng một lúc thì phần mềm này rất tiện dụng để bạn sử dụng.
Nếu chỉ nhìn sơ qua thì bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn giữa 2 phần mềm là MailBrid và ThunderBird. Nhưng nếu để ý kĩ, bạn sẽ thấy 2 phần mềm này có sự khác biệt. Đầu tiên, phần mềm MailBird sẽ đem đến cho bạn 1 trải nghiệm hoàn toàn mới với 1 Mail Client, MailBird hỗ trợ nhiều platform khác nhau bao gồm: google, youtube, dịch vụ email, facebook … Tất cả tài khoản đều được quản lý trong 1 giao diện đơn giản, gọn nhẹ với các tính năng tiện dụng nhất.
MailBird được xem như 1 ứng dụng thu nhỏ của Email, chỉ cần thêm tài khoản google là bạn có thể quản lý các dịch vụ liên quan như: Google Calendar, Google Docs … Nếu muốn sử dụng thêm các ứng dụng của bên thứ 3 như: Trello, Dropbox, WhatsApp … bạn cần cài đặt thêm add-on.
5. Opera Mail – Ứng dụng quản lý email tuyệt vời
Opera Mail là một ứng dụng quản lý email tuyệt vời nhất hiện nay được thiết lập và phát triển bởi Opera – nhà phát triển trình duyệt Opera nổi tiếng. Việc quản lý email của bạn sẽ được tích hợp ngay trên trình duyệt Opera, với giao diện đơn giản,người dùng có thể sử dụng dễ dàng mà không cần phải tải một ứng dụng email riêng biệt nào khác. Các email được gửi đến bạn sẽ được hiển thị ngay trong trình duyệt Opera.
Ứng dụng này cũng cho phép người dùng truy cập mail offline – giải pháp tuyệt vời cho các kết nối chậm hay những người đang đi du lịch. Ngoài ra, Opera Mail còn được tích hợp bộ lọc thư rác vô cùng thông minh có khả năng chặn tất cả thư spam.
Đặc biệt, Opera Mail giúp người dùng có thể tùy chỉnh sắp xếp hộp thư nhanh chóng, theo ý muốn. Đặc biệt tính năng tự động của Opera Mail giúp bạn phân loại và sắp xếp email một cách nhanh chóng.
6. Mailsping- Quản lý email miễn phí
Năm 2016, Nylas Mail xuất hiện như 1 ứng dụng email client trên PC với khả năng đánh bại tất cả các email client trên desktop khác. Ngày 08/2017, Nalas Mail đã thông báo sẽ ngừng hoạt động.
Tiếp theo phần mềm Mailsping đã được đưa ra như 1 sự tiếp nối tiếp theo của Nylas Mail, Mailsping đã được cải tiến và tối ưu rất nhiều các thành phần nội bộ, dung lượng sử dụng ít RAM hơn, thời gian khởi động ngắn và đồng bộ hóa nhanh hơn.Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý email Mailsping miễn phí tốt nhất cho cách quản lý email hiệu quả mà không cần nâng cao một số tính năng khác.
7. Zimbra Desktop- Phần mềm quản lý email tiện lợi cho dân văn phòng
Đây là email client được sử dụng phổ biến trong các văn phòng. Zimbra Desktop là kết quả của sự hợp tác giữa các bộ phần mềm mã nguồn mở để tăng khả năng cạnh tranh với Microsoft Exchange. Điểm mạnh của Zimbra Desktop là: giao diện thanh lịch, dễ sử dụng và thân thiện với mọi đối tượng. Khi kết hợp với IMAP, Zimbra Desktop thể hiện tốc độ vượt trội so với các ứng dụng khác.
Zimbra Desktop có khả năng tự động cấu hình cho các mail khác như: Hotmail, Gmail, Yahoo mail và AOL. Đặc biệt, phần mềm còn hoạt động dựa trên tính năng IMAP, nó có khả năng xử lý offline và tự động cache tất cả email cục bộ của bạn.
Zimbra Desktop được mọi người yêu mến và sử dụng rộng dãi bởi nó có thể xem các cuộc trò chuyện. Bạn có thể xem tất cả các tài khoản mail khác chỉ trong 1 mail duy nhất như trong Hotmail, Yahoo hoặc kết hợp nhiều mail trong 1 cuộc hội thoại. Phần mềm rất tiện lợi phải không nào?
Phiên bản mới đây nhất của phần mềm Zimbra Desktop giúp người dùng có thêm tính năng truy cập vào tất cả các tài khoản MXH tại 1 nơi. Dịch vụ được hỗ trợ trên các trang mạng khác nhau như: Digg, Facebook, Twitter …
8. Sylpheed- Phần mềm quản lý email đỡ giản, dễ sử dụng
Sylpheed là ứng dụng client email được phát hành và sử dụng phổ biến từ năm 2001. Nếu so sánh với các client email hiện đại, Sylpheed có vẻ lỗi thời hơn nhưng nếu so về tính năng, nó không hề thua kém bất cứ phần mềm nào. Thực tế giao diện và cách tiếp cận quản lý email của Sylpheed thực sự hữu ích với những người dùng email truyền thống.
Điểm mà hầu hết người dùng ấn tượng nhất ở Sylpheed là nó chú trọng vào chính chức năng của mình là 1 ứng dụng email client và không tập trung vào các chức năng khác. Sylpheed với dung lượng rất nhẹ, người dùng có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng dễ dàng với tất cả các tính năng.
Đặc biệt phần mềm Sylpheed thu hút người sử dụng bởi: khả năng khởi động nhanh, hiệu suất tổng thể, kiểm soát thư rác hiệu quả, tìm kiếm và lọc các email, mã hóa và mở rộng bằng các plugin tương thích.
9. Ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10
Nếu bạn là người thiên về cái đẹp, cái độc đáo từ giao diện, bạn có thể sử dụng ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10. Ứng dụng không bao gồm các chức năng nâng cao như: tích hợp Office, hủy đăng ký hàng loạt email, … Nếu cần những tính năng này bạn có thể sử dụng Windows Mail.
Ưu điểm vượt trội của phần mềm là tốc độ xử lý nhanh, đồng bộ ngay lập tức theo lịch và các dịch vụ, các bạn có thể xem các email của mình trong phần live ở Start. Thậm chí bạn có thể ghim hộp thư cố định vào trong Start.
Để mở ứng dụng này, các bạn ấn vào Windows và gõ “mail” hệ thống sẽ tự động trả về ứng dụng Mail mặc định trong Windows 10.
10. WunderMail – phần mềm quản lý email hiện đại
WunderMail có giao diện hiện đại, trong suốt đẹp mắt, bạn có thể tải ứng dụng miễn phí này trong phần Microsoft Store của Windows 10.
WunderMail có nhiều tính năng vượt trội như:
– Thiết kế giao diện Fluent Design hiện đại
– Đọc, gửi thư ngay cả khi offline
– Chuyển đổi giữa các tài khoản nhanh chóng chỉ với 1 click chuột
– Live-Tile giúp xem trước thư mới nhanh chóng
– Sắp xếp email theo tên và nhãn dán theo một trật tự rõ ràng.
– Dễ dàng kéo, thả tệp file đính kèm khi soạn mail
– Khi có mail đến hộp thư của bạn, hệ thống sẽ có thông báo để bạn vào check.
Để tải và cài đặt phần mềm này, bạn tìm kiếm với tên WunderMail → chọn Get → Install, hệ thống sẽ tự động cài đặt ứng dụng WunderMail về máy. Bạn có thể pin WunderMail trên thanh taskbar để tiện hơn cho việc sử dụng.
Hy vọng với những chia sẻ về 10 phần mềm quản lý email chuyên nghiệp và hiệu quả trên đây sẽ giúp ích lớn cho công việc và cuộc sống của bạn, giúp bạn chủ động quản lý và sắp xếp nhằm việc sử dụng được dễ dàng.
